Lettera di contestazione dei lavori: cos'è e qual è il suo scopo

Lettera di contestazione dei lavori: cos'è e perchè va redatta

Nel caso in cui venga stipulato un contratto di appalto e l’impresa appaltatrice non rispetti i tempi entro i quali deve realizzare l’opera in favore del committente, ci potrebbero essere delle conseguenze giuridiche serie.

Il più delle volte, l’impresa che non rispetta i termini contrattuali va incontro ad una penale (ovvero il pagamento di una somma di denaro precisata all’interno del regolamento contrattuale) prevista proprio per il caso di ritardo nella consegna dei lavori.

Lo strumento tecnico mediante il quale il committente comunica all’appaltatore di non essere soddisfatto, oppure la propria preoccupazione relativamente ai lavori concordati, è la lettera di contestazione per ritardo nei lavori.

Trattasi di un documento formale attraverso il quale è possibile rendere edotto l’appaltatore che non sarà più tollerato il suo ritardo e che, a causa di quest’ultimo, ci saranno conseguenze giuridicamente rilevanti.

• Indice contenuti
• Quando si ha ritardo nel contratto di appalto
• Le fonti della lettera di contestazione dei lavori
• Struttura e componenti essenziali di una lettera di contestazione
• Come scrivere una lettera di contestazione dei lavori
• Come inviare una lettera di contestazione dei lavori
• Una possibile alternativa al processo?
• Come prevenire possibili ritardi nei lavori

Quando si ha ritardo nel contratto di appalto

Quando le parti stipulano un contratto di appalto, nel regolamento contrattuale vengono fissati tutti gli aspetti necessari per regolare l’esecuzione dello stesso, compreso il termine massimo entro il quale l’appaltante dovrà eseguire l’opera al fine di soddisfare l’interesse del committente.

È chiaro che, specie nel contratto d’appalto, un ritardo nell’esecuzione dell’opera potrebbe essere più che rilevante. Questo perché l’opera potrebbe avere un senso, per il committente, solo se eseguita entro una determinata data, o comunque, potrebbe subire un danno, il committente stesso, ove questa venga realizzata dopo la data fissata nel contratto.

Ebbene, è possibile parlare di inadempimento totale quando l’appaltatore non esegue gli impegni assunti nei tempi programmati oppure, se non porta a compimento l’attività rivolta all'esecuzione del servizio nei tempi prestabiliti.

Diverso dall’inadempimento totale però, è il semplice ritardo che si verifica ove l’appaltatore alla scadenza prestabilita per la consegna dell’opera non soddisfi l’interesse del creditore, creando una situazione provvisoria di ritardo nell’adempimento.

Ciò può dar luogo a due situazioni diverse:

• Adempimento ritardato (ovvero inesatto adempimento)
• Adempimento definitivo

L’adempimento può essere definito tardivo quando l’appaltatore, anche se in ritardo, adempie alla prestazione dovuta. Quando si parla di ritardo nell’adempimento del contratto, però, è doveroso distinguere anche tra ritardo giustificato oppure ingiustificato.

Tale distinzione è il frutto di una concezione non oggettiva della responsabilità contrattuale. Infatti, per poter muovere un “rimprovero” in termini di risarcimento del danno è necessario che il ritardo sia ingiustificato, ovvero, non vi sia una causa che possa giustificare il mancato rispetto del termine fissato nel contratto.

L’appaltatore che non adempie il contratto nel termine prestabilito, solo perché ha avuto difficoltà nel realizzare i lavori, non può essere giustificato.

Tutt’altro discorso, ovviamente, va fatto nel caso in cui l’appaltatore non ha potuto realizzare l’opera, nei termini prestabiliti, perché, ad esempio, non ha potuto reperire i materiali necessari per cause non imputabili all’impresa (si pensi alle imprese che durante lo stato di Pandemia non hanno potuto portare a termine le proprie opere come previsto nei contratti che hanno sottoscritto con i relativi committenti).

È chiaro che in questo caso sarebbe ingiusto sanzionare un ritardo che non è imputabile all’appaltatore. Infine, è doveroso precisare che il rispetto dei termini contrattuali non rileva solo sotto il profilo strettamente giuridico ma anche sul profilo delle relazioni contrattuali.

È chiaro che un committente che è soddisfatto della prestazione posta in essere dall’appaltatore potrebbe incaricarlo, in futuro, di realizzare nuove opere, il che è sicuramente un aspetto importante per le imprese che operano in determinati settori.

Le fonti della lettera di contestazione dei lavori

Quando si parla di lettera di contestazione dei lavori è doveroso fare una scissione a monte al fine di trovare la fonte normativa di riferimento. Per quanto concerne gli appalti pubblici, chiaramente la normativa applicabile è contenuta nel Codice degli appalti pubblici, ovvero, il Decreto Legislativo n. 36 del 2023.

Viceversa, per quanto concerne gli appalti che vengono stipulati tra i privati, il complesso di norme che trova applicazione è ricompreso all’interno del Codice civile.

Quest’ultimo, in realtà, regolamenta le conseguenze che derivano da eventuali difformità, dai vizi c.d. non gravi e dai vizi gravi, ai sensi degli artt. 1667 e 1669 c.c.

Non c’è un riferimento esplicito, invece, al mero ritardo da parte dell’appaltatore, se non l’art. 2224 c.c, il quale stabilisce che se il prestatore d’opera non procede all'esecuzione dell'opera secondo le condizioni stabilite dal contratto e a regola d’arte, il committente può fissare un congruo termine, entro il quale il prestatore d'opera deve conformarsi a tali condizioni.

Trascorso inutilmente il termine fissato, il committente può recedere dal contratto salvo il diritto al risarcimento del danno. In altre parole, il committente che constata il ritardo nell’adempimento (oppure il mancato rispetto delle condizioni contrattuali) rende edotto la controparte di non voler tollerare più il suo comportamento proprio attraverso l’invio di una lettera di contestazione dei lavori.

La lettera dovrà contenere l’invito espresso rivolto al prestatore d’opera di conformarsi alle condizioni contrattuali.

La lettera di contestazione dei lavori non rappresenta di per sé una forma di tutela ma è solo uno strumento prodromico che ha a disposizione il committente al fine di avvisare l’appaltatore di non essere soddisfatto dell’andamento dei lavori e che se non si adeguerà alle condizioni previste dal contratto non solo recederà dallo stesso e chiederà anche il risarcimento del danno.

Sul punto gioca un ruolo importante il regolamento contrattuale. Nei contratti di appalto o di prestazione d’opera, viene indicato espressamente entro quanto l’opera dovrà essere consegnata in favore del committente e le conseguenze che derivano da eventuali ritardi, come ad esempio il pagamento di una sanzione penale che può aumentare a seconda dell’aumentare del ritardo.

Per non lasciare spazi a dubbi è importante, dunque, che il regolamento contrattuale sia chiaro ed esaustivo, che regolamenti tutto in ogni minimo aspetto. In altre parole, è altamente opportuno che tali contratti vengano redatti da tecnici del diritto, ovvero, avvocati specializzati in tale settore.

Struttura e componenti essenziali di una lettera di contestazione

Dopo aver visto cos’è una lettera di contestazione dei lavori e a che cosa serve è bene sapere anche quali sono i suoi componenti essenziali e quale struttura deve avere per poter essere efficace.

È essenziale, innanzitutto, che la lettera faccia un rinvio espresso alle condizioni stabilite all’interno del regolamento contrattuale, in modo da mettere nero su bianco i comportamenti illeciti posti essere dalla parte inadempiente e che sia rivolta all’appaltatore/prestatore d’opera.

Occorre indicare tutti i dati del destinatario della lettera, ragione/denominazione sociale, CF, sede, (tutti dati che si trovano all’interno del contratto giù stipulato).

È necessario descrivere minuziosamente il ritardo posto in essere dal prestatore d’opera/appaltatore (evidenziando la data d’inizio della prestazione e la data di conclusione dei lavori), oppure l’eventuale richiesta di correzione dei vizi dell’opera.

Occorre altresì menzionare un termine espresso entro il quale il destinatario della lettera dovrà conformarsi alle richieste del committente, con avviso espresso che, in caso contrario, il contratto sarà risolto e sarà dovuto il pagamento del risarcimento del danno subito.

Come scrivere una lettera di contestazione dei lavori

Quando si redige una lettera di contestazione dei lavori è importante prestare molta attenzione al tono utilizzato. È importante avere un tono formale e conciliante al tempo stesso, in modo da esortare la controparte ad osservare i termini contrattuali senza dover incardinare una causa per poter poi ottenere il risarcimento del danno sofferto.

In altri termini, la lettera di contestazione dei lavori deve essere una sorta di esortazione formale rivolta all’appaltatore/prestatore d’opera al fine di fargli concludere i lavori come previsto nel contratto previamente stipulato.

Ad esempio è consigliabile formulare frasi che siano oggettive e non polemiche, del tipo: “nella mia qualità di committente dei lavori di cui al contratto di appalto in oggetto la rendo edotta che l’esecuzione di… (descrizione del lavoro) mostra le seguenti carenze …”

In fondo alla lettera è bene fare un invito espresso a porre rimedio alle inadempienze sottolineare e paventare una possibile azione legale in caso di inosservanza della lettera. Potrebbe essere il caso di farlo velatamente, ad esempio dicendo che:” … In caso negativo, comunico sin da ora che non esisterò a tutelare i miei diritti dinanzi alle sedi Competenti”.

È bene altresì sottolineare che la lettera vale anche quale messa in mora, idonea dunque ad interrompere la prescrizione ad ogni effetto di legge. Per dare un supporto probatorio a ciò che è stato detto nella lettera, è possibile anche allegare la documentazione fotografica in modo da segnalare inequivocabilmente i vizi dell’opera.

Come inviare una lettera di contestazione dei lavori

Dopo aver redatto la lettera di contestazione dei lavori deve essere notificata al destinatario. Per non lasciare spazi a dubbi e per avere prova certa del suo ricevimento è bene notificarla a mezzo raccomandata con relata di notifica, oppure, tramite Posta Elettronica Certificata (PEC).

Nel caso in cui non dovesse riscontrare l’effetto desiderato, è necessario fare un passo ulteriore, ovvero, risolvere il contratto, come previsto dall’art. 2224 c.c. (in caso di contratto d’opera) e agire in giudizio al fine di chiedere il giusto risarcimento del danno subito.

Per poter ottenere il risarcimento è necessario avere un buon supporto probatorio. Infatti, nel nostro ordinamento giuridico chi agisce in giudizio per far valere un proprio diritto deve vincere il c.d. onere della prova. Pertanto, è molto importante raccogliere e conservare tutte le prove che possono tornare utile per dimostrare l’altrui inadempimento.

Ad esempio, per dimostrare il ritardo nell’adempimento delle prestazioni contrattuali è sufficiente usare come prova documentale il contratto nel quale emerge i termini entro i quali l’appaltatore/prestatore d’opera avrebbe dovuto realizzare l’opera.

In caso di vizi, invece, potrebbe essere un’ottima idea scattare, di volta in volta, foto (datate possibilmente) che mettano nero su bianco gli errori commessi dal professionista durante l’esecuzione del contratto. In tali casi, è consigliabile fare più copie (anche del contratto) in modo da conservarle sia cartacee che in digitale e non rischiare di smarrirle con il passare del tempo.

Una possibile alternativa al processo?

In realtà, nel caso in cui il destinatario della lettera di contestazione dei lavori non dovesse avere l’effetto desiderato esiste una possibile alternativa al processo.

Nel nostro ordinamento giuridico, infatti, esistono degli strumenti alternativi, ovvero, gli Alternative Dispute Resolution (Adr) il cui scopo è quello di prevenire/risolvere una controversia senza dover instaurare una controversia dinanzi ad un Giudice terzo ed imparziale.

Trattasi di strumenti molto efficaci, capaci di fornire una soluzione in tempi nettamente più brevi rispetto a ciò che accade nelle aule di giustizia. Uno degli ADR che potrebbe tornare comodo in caso di mancato adempimento del contratto d’opera o di appalto è la negoziazione assistita.

Si tratta, in sintesi, di uno strumento in virtù del quale le parti, assistite dai propri legali, trovano un assetto ai propri interessi in sede extragiudiziale.

Lo stesso effetto lo si ha anche con la mediazione civile, ovvero, un altro strumento di risoluzione delle controversie civili e commerciali che permette alle imprese ed i consumatori di gestire i loro conflitti in un ambiente informale e riservato, in tempi rapidi e a costi contenuti.

È doveroso precisare che il mediatore non è un Giudice, non decide nulla diversamente da quest’ultimo. Il suo scopo, infatti, è quello di trovare un possibile accordo tra le parti ed evitare di dover agire in giudizio. Altro strumento che può tornare utile è l’arbitrato.

Quest’ultimo, in realtà, è quello che concettualmente e giuridicamente si avvicina di più ad un procedimento giudiziale, specie quello rituale. L’arbitrato, infatti, segue le orme di un giudizio vero e proprio, anche se non è presieduto da un Giudice, bensì da un arbitro (oppure da un collegio arbitrale) e si conclude non con una sentenza, bensì con un Lodo che deve essere reso esecutivo dall’autorità giudiziaria nei modi e nelle forme previste dalla legge.

Diverso è l’arbitrato irrituale il quale trova la sua fonte non in una clausola compromissoria o in un compromesso (come nel caso dell’arbitrato rituale) ma da un mandato che le parti rivolgono ad un soggetto o più soggetti (l’arbitro appunto) al fine di risolvere una controversia.

Come prevenire possibili ritardi nei lavori

Una buona idea per prevenire ritardi nei lavori è redigere un contratto chiaro, con precise sanzioni in caso di inadempimento contrattuale. L’inserimento di clausole penali azionabili in caso di ritardo svolge sicuramente da deterrente.

L’imprenditore (o il prestatore d’opera) ci penserà due volte prima di ritardare nell’esecuzione del contratto, in caso contrario, sarà tenuto al pagamento di una somma di denaro.

Ovviamente il metodo migliore per prevenire tutto ciò è far redigere direttamente il contratto ad un avvocato esperto il quale, su indicazione delle parti, potrà inserire nel regolamento contrattuale le clausole più efficaci per tutelare la parte debole (il consumatore/committente appunto).

Inoltre, in caso di inadempimento, è consigliabile valutare anche le possibili alternative al processo, ovvero gli ADR, i quali offrono la possibilità di trovare una soluzione in tempi molto più ristretti e senza sborsare cifre importanti.

Se sei alla ricerca di un avvocato esperto, cercalo su Quotalo.it è. Grazie a questa piattaforma è possibile trovare l’avvocato più vicino a te e prenotare, in pochissimo tempo, una consulenza legale dettagliata in modo da capire come tutelarsi al meglio.