Conservazione a norma degli atti notarili: la questione degli atti notarili online

È con il d.P.R. 513/1997, che ha definito i criteri e le modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, che la firma digitale ha acquisito la medesima efficacia della scrittura privata; tuttavia, non è stato individuato alcun corrispettivo digitale all’atto pubblico notarile, questo perché mentre per la scrittura privata il legislatore codicistico ha previsto l’efficacia probatoria e non la forma, per quanto concerne l’atto pubblico le prescrizioni sulla struttura sono più stringenti e hanno reso più difficoltoso il tentativo di configurare un atto pubblico in chiave elettronica.

La difficoltà deriva da quanto novellato dalla legge concernente “Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme”, il cui l’art. 12 recita che “le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai e tutti gli altri pubblici ufficiali sono redatti a stampa, o con scrittura a mano o a macchina”: ciò equivarrebbe a dire che il documento pubblico si possa formare solo con un mezzo e su di un supporto tradizionali, mentre il supporto e la forma elettronica non vengono presi in considerazione.

Tuttavia la recente dottrina è per lo più concorde nel ritenere plausibile il documento pubblico in forma elettronica, sostenendo che l’espressione “a macchina” potrebbe consentire un’interpretazione estensiva, e quindi compatibile anche col computer.

Inoltre non è affatto escluso che i requisiti previsti dalla legge notarile per l’atto pubblico siano confacenti anche alla tecnica informatica, infatti:

In conclusione, secondo tale orientamento, sembra che nessun ostacolo concettuale si oppone all’adozione dell’atto pubblico digitale.

Resta aperta però per un’altra parte delle interpretazioni la questione se sia accettabile e possibile la “formazione telematica” del documento redatto dal notaio, laddove per “formazione telematica” si intende la documentazione dell’atto tra soggetti non presenti fisicamente nel medesimo luogo.

La legge notarile prevede che “l’atto notarile non può essere ricevuto dal notaio se non in presenza delle parti e, salvo che la legge disponga diversamente, di due testimoni” : se al termine “presenza” si attribuisce una accezione “materiale” (cioè la collocazione di un soggetto fisico in uno spazio determinato), allora l’atto notarile telematico è nullo; se alla nozione di “presenza” si attribuisce un carattere “funzionale”, l’atto notarile in forma telematica rispetterebbe i compiti che è chiamato a svolgere.

Ora la “presenza” è prevista per accertare l’identità personale delle parti e per indagare la volontà delle stesse, pena la nullità dell’atto: ma non solo la tecnologia digitale può garantire queste finalità attraverso tecniche estremamente innovative, a ben guardare anche la stessa legge notarile prevede un’ipotesi in cui la contestualità fisica delle parti non è richiesta, ammettendo la presenza di un rappresentante (a volerla dire tutta, la “rappresentanza” soddisfa il requisito dell’accertamento dell’identità ma non quello della volontà: da questo punto di vista, l’atto notarile in formato elettronico sembra addirittura sposarsi meglio alle richieste formali dell’atto pubblico).

Tuttavia, se la questione risulta ancora dibattuta tra queste due prospettive, il Consiglio Nazionale del Notariato si è dotato di un sistema di conservazione dei documenti digitali atto ad accogliere gli atti notarili e i relativi allegati originariamente formati su supporto informatico o derivanti dalla conservazione di documenti analogici, nei formati abitualmente utilizzati dalla Pubblica Amministrazione (PDF-A) e firmati digitalmente: tra gli atti pubblici notarili che vi si possono inserire anche appalti pubblici e “contratti di rete” (cioè quei contratti con i quali più imprese si aggregano al fine di instaurare una reciproca collaborazione).

Ogni notaio ha a disposizione una piattaforma tecnologica dove memorizzare i propri originali, una volta che il sistema abbia verificato la conformità ai formati previsti e apposto ai file le evidenze informatiche secondo quanto disposto dalla normativa vigente in materia di conservazione di documenti digitali, e potrà in qualunque momento visualizzarli ed estrarne copia.

E visto che si è trattato in questo articolo di come l’informatizzazione abbia apportato i suoi cambiamenti, sostanziali e formali, alla professione notarile, non potevamo concludere se non sottolineando come anche la ricerca del notaio più adatto alle proprie esigenze oggigiorno possa giocarsi tramite l’interfaccia grafica e il web: è questa la modalità adoperata da Quotalo, che consente di realizzare ricerche dei professionisti di cui si necessita partendo dalla prossimità geografica e approfondendo le proprie richieste tramite un form appositamente realizzato, grazie al quale conoscere anche il prezzo degli atti notarili di cui si necessita.